Compliance: Nachhaltige Selbstverpflichtung
Verhaltenskodizes, Meldesysteme und Datenschutz
Einer der wichtigsten Grundsätze unseres Unternehmens ist: Werte leben – und Werte vorleben.
Für die Einhaltung ethisch-moralischer Standards innerhalb unseres Unternehmens tragen wir die Verantwortung und verstehen darunter weit mehr als nur die gesetzliche Pflichterfüllung. Wir sind davon überzeugt, dass Erfolg nur auf Basis eines aufrichtigen, respektvollen und rücksichtsvollen Miteinanders entstehen kann.
Die Geschäftsführung ist hierbei richtungsweisend, regelgetreues Verhalten vorzuleben, zu fordern und zu fördern. Ihr eigener Anspruch liegt daher in einer nachhaltigen Selbstverpflichtung mit dem Bekenntnis zu Compliance-Programm und Compliance-Organisation. Die Geschäftsführung geht gemeinsam mit den Führungskräften beim Thema Compliance mit gutem Beispiel voran. Hierbei ist jede Führungskraft angehalten, ihrer Vorbildfunktion gerecht zu werden.
Wir haben ein weltweit gültiges Compliance-Managementsystem installiert. Am Unternehmenshauptsitz in Dortmund ist der Bereich Compliance-Desk für die Beaufsichtigung der Einhaltung der entsprechenden Werte und Kodizes innerhalb der gesamten KHS Gruppe zuständig. Es finden jährliche Abfragen sowie Risikoanalysen in besonders Compliance-relevanten Bereichen (Antikorruption, Kartellrecht, Verhinderung von Straftaten im Allgemeinen, Datenschutz und Geldwäscheprävention) statt. Jeder Gesellschaft der KHS Gruppe im Ausland ist zudem ein Koordinator zugewiesen, der in Zusammenarbeit mit dem Compliance-Desk in Dortmund bei Belangen rund um das Thema eingesetzt wird. Das zentrale Bekenntnis ist der KHS-Verhaltenskodex.
Der KHS-Verhaltenskodex
Der KHS-Verhaltenskodex wurde 2012 verabschiedet und ist mit dem Verhaltenskodex unseres Mutterkonzerns, der Salzgitter AG, kompatibel. Beide Kodizes berufen sich in ihrem Kern auf den United Nations Global Compact. Im Mittelpunkt steht ein gemeinsames Werte- und Grundsätzesystem, das allen Mitarbeitenden als Leitlinie für ihr Verhalten dient. Dazu zählen insbesondere Regelungen zu fairem Wettbewerb, Vermeidung von Korruption und Interessenskonflikten, zu transparenter Berichterstattung sowie Geheimhaltungspflichten. Alle Mitarbeitenden erhalten über ihre Führungskräfte oder die Compliance-Organisation eine Unterweisung in die Richtlinien und sind aufgefordert, jederzeit Nachfragen zu stellen.
Konzernübergreifendes Hinweisgebersystem
Über die Salzgitter AG wurde eine zentrale, unabhängige Anlaufstelle für interne Hinweise geschaffen, um Verstöße gegen unseren Verhaltenskodex, gesetzliche Vorgaben und unsere Unternehmensrichtlinien möglichst vollständig zu erfassen. Bei dieser externen Ombudsstelle können Meldungen abgegeben werden, die an den Compliance-Desk weitergegeben und von diesem geprüft sowie bearbeitet werden.
Um jede Form von Korruption und unfairem Wettbewerb zu unterbinden, haben wir ein strenges Vier-Augen-Prinzip implementiert: Zahlungen oder vertragliche Verpflichtungen können ausschließlich durch mindestens zwei berechtigte Mitarbeitende unseres Unternehmens ausgelöst werden. Von den Verantwortlichen in relevanten Abteilungen lassen wir eine jährliche Compliance-Erklärung sowie eine Selbstverpflichtung in Bezug auf Interessenskonflikte unterzeichnen. Bei Auslandstochtergesellschaften stehen diverse Transaktionen unter dem Zustimmungsvorbehalt der KHS GmbH als Konzernmutter, um Korruption zu vermeiden.
Darüber hinaus werden unsere Compliance-Vorgaben und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben im Rahmen von Vertragsprüfungen durch spezialisierte Vertragsjuristen umgesetzt. In den technischen Bereichen gewährleisten wir die gesetzlichen Anforderungen durch regelmäßige und ständige Beobachtung der rechtlichen Vorschriften und Bestimmungen. Änderungen von Normen oder Spezifikationen kommunizieren wir dabei unternehmensweit. Ein breites Schulungsangebot und Pflichtfortbildungen in den besonders exponierten Unternehmensbereichen sorgen dafür, dass unsere Mitarbeitenden stets über die gegenwärtigen Sachverhalte informiert sind und sich auf dem aktuellen Wissensstand befinden.
Ein weiterer wichtiger Grundsatz ist für KHS der Schutz personenbezogener Daten. Um diesen Schutz zu überwachen und sicherzustellen, haben wir einen zentralen Datenschutzbeauftragten installiert und eine internationale Datenschutzorganisation im Sinne der DSGVO geschaffen. Auch die Tochtergesellschaften außerhalb der EU verpflichten wir auf ein hohes Datenschutzniveau. Für den Umgang mit etwaigen Verstößen gegen den Datenschutz haben wir ein weltweites Meldesystem eingeführt.
Informationen zu weiteren Unternehmensgrundsätzen aus dem Bereich Compliance, wie z. B. dem Lieferantenkodex, dem Modern Slavery Act usw. finden Sie hier.
