Nachhaltigkeitsbericht 2019/20

Compliance: Nachhaltige Selbstverpflichtung

Verhaltenskodizes, Meldesysteme und Datenschutz

Werte leben – und vorleben: Das ist einer der wichtigsten Grundsätze unseres Unternehmens. Wir übernehmen Verantwortung gegenüber unseren Arbeitnehmern, Kunden und Lieferanten sowie der Gesellschaft und Umwelt, daher bedeutet die Einhaltung ethisch-moralischer Standards für uns weit mehr als nur gesetzliche Pflichterfüllung. Wir sind davon überzeugt, dass Erfolg nur auf Basis von aufrichtigem, respektvollem und rücksichtsvollem Miteinander bestehen kann.

Aus diesem Grund steht die Geschäftsführung selbst dafür ein, regelgetreues Verhalten vorzuleben, zu fordern und zu fördern. Ihr obliegt die Verantwortung für nachhaltige Selbstverpflichtung: Sie ist es, die das Thema Compliance vorlebt und gemeinsam mit den Führungskräften mit gutem Beispiel vorangeht. Jede Führungskraft ist angehalten, hier ihrer Vorbildfunktion gerecht zu werden. 

Deshalb haben wir ein weltweit gültiges Compliance-Managementsystem installiert. An zentraler Stelle am Hauptsitz in Dortmund ist ein Compliance-Officer dafür zuständig, die Einhaltung der entsprechenden Werte und Kodizes für die gesamte KHS Gruppe zu beaufsichtigen. Es finden jährliche Abfragen sowie Risikoanalysen in besonders Compliance-relevanten Bereichen (Antikorruption, Kartellrecht, Verhinderung von Straftaten im Allgemeinen, Datenschutz und Geldwäscheprävention) statt. Jede Gesellschaft im Ausland hat zudem einen Koordinator benannt, der in Zusammenarbeit mit dem Compliance-Desk in Dortmund bei Belangen rund um das Thema eingesetzt wird. Die gültigen Kodizes bei KHS sind 

Der KHS-Verhaltenskodex  

Er wurde 2012 verabschiedet und ist mit dem Verhaltenskodex unseres Mutterkonzerns, der Salzgitter AG, kompatibel. Beide berufen sich in ihrem Kern auf den United Nations Global Compact. Im Mittelpunkt steht ein gemeinsames Werte- und Grundsätzesystem, das allen Mitarbeitern als Leitlinie für ihr Verhalten dienen soll. Dazu zählen Regelungen zu fairem Wettbewerb, Vermeidung von Korruption und Interessenskonflikten, zu transparenter Berichterstattung, Geheimhaltungspflichten und weiteren Punkten. Alle Mitarbeiter erhalten über ihre Führungskräfte oder die Compliance-Organisation eine Unterweisung in die Richtlinien und sind angehalten, jederzeit Nachfragen zu stellen. 

Der Verhaltenskodex Außenmontage

Ergänzend zu dem allgemeinen Verhaltenskodex definiert der Verhaltenskodex Außenmontage seit Juli 2018 Regeln für den Einsatz beim Kunden.  

Über die Muttergesellschaft der Salzgitter AG wurde eine zentrale, unabhängige Anlaufstelle für interne Hinweise geschaffen, um Verstöße gegen unseren Verhaltenskodex, gesetzliche Vorgaben und unsere Unternehmensrichtlinien möglichst vollständig zu erfassen. Bei der externen Ombudsstelle können Meldungen abgegeben werden, die an den Compliance-Desk weitergegeben werden. Aktuell stehen wir kurz vor dem Start eines eigenen weltweiten Hinweisgebersystems für interne und externe Stakeholder (Stand März 2021). 

Um jede Form von Korruption und unfairem Wettbewerb zu unterbinden, haben wir ein strenges Vier-Augen-Prinzip implementiert: Zahlungen oder vertragliche Verpflichtungen können nicht durch einen einzelnen Mitarbeiter ausgelöst werden. Von Personen in relevanten Abteilungen lassen wir eine jährliche Compliance-Erklärung sowie eine Selbstverpflichtung in Bezug auf Interessenskonflikte abgeben. Bei Auslandstochtergesellschaften stehen diverse Transaktionen unter dem Zustimmungsvorbehalt der KHS GmbH als Konzernmutter, um Korruption zu vermeiden. 

Darüber hinaus wird die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen im Vertragsprüfungsprozess durch spezialisierte Vertragsjuristen überprüft. In den technischen Bereichen gewährleisten wir die gesetzlichen Anforderungen durch regelmäßige und ständige Beobachtung der Rechtslage. Änderungen von Normen oder Spezifikationen kommunizieren wir dabei unternehmensweit. Ein breites Schulungsangebot und Pflichtfortbildungen in den besonders exponierten Unternehmensbereichen sorgen dafür, dass unsere Mitarbeiter stets über den Sachverhalt informiert sind.

Ein weiterer wichtiger Grundsatz ist für KHS der Schutz personenbezogener Daten. Hierfür haben wir einen zentralen Datenschutzbeauftragten installiert und eine internationale Datenschutzorganisation im Sinne der DSGVO geschaffen. Auch die Tochtergesellschaften außerhalb der EU verpflichten wir auf ein hohes Datenschutzniveau. Für etwaige Verstöße gegen den Datenschutz haben wir ein weltweites Meldesystem eingeführt.